قد يكون تنظيم المستندات بشكل فعال، وخاصة الطويلة منها، أمرًا صعبًا. مع الميزات المضمنة في مستندات جوجل، لديك عدة طرق لإنشاء التقارير والمقالات والمقالات والمقترحات ومستندات الفريق والمزيد بطريقة فعالة.
تحتاج إلى تنظيم المستند بحيث يكون من السهل عرض المعلومات والمسح الضوئي للحصول على التفاصيل. لذلك، دعونا نلقي نظرة على العديد من الميزات الأساسية لتنظيم مستند Google التالي.
1. قم بمسح المستند ضوئيًا باستخدام ملخص ومخطط تفصيلي
إحدى أبسط الطرق لإنشاء نظرة عامة على تفاصيل المستند هي باستخدام ميزات الملخص والمخطط التفصيلي. توجد هذه الأدوات المفيدة خارج المحتوى بحيث لا تشتت انتباهك ويمكن إظهارها أو إخفاؤها بنقرة واحدة.
تتيح لك هذه الميزات التنظيمية تلخيص محتويات المستند والانتقال إلى القسم الذي تحتاجه باستخدام المخطط التفصيلي الذي تم إنشاؤه تلقائيًا.
إظهار وإغلاق الملخص والمخطط التفصيلي
لعرض الملخص والمخطط التفصيلي، توجه إلى منظر علامة التبويب وحدد إظهار المخطط التفصيلي.
سترى بعد ذلك إظهار الخطوط العريضة للوثيقة أيقونة في الجزء العلوي الأيسر من مساحة المستند. حدده لتوسيعه.
عند الانتهاء من الملخص والمخطط التفصيلي، استخدم إغلاق مخطط المستند سهم لإخفائه وعرضه إظهار الخطوط العريضة للوثيقة أيقونة مرة أخرى.
أضف ملخصًا ومخططًا تفصيليًا
لإضافة ملخص، استخدم علامة زائد لفتح المربع وإدخال النص الخاص بك.
ولتغييره لاحقًا، ما عليك سوى اختيار يحرر أيقونة (قلم رصاص).
لاستخدام المخطط التفصيلي، أضف عناوين إلى مستندك (موضح أدناه)، وستظهر في المخطط التفصيلي تلقائيًا. يمكنك بعد ذلك تحديد عنوان للانتقال إلى هذا القسم من المستند.
يمكنك إزالة عنوان معين من المخطط التفصيلي إذا لزم الأمر عن طريق تحديد X على يمينه في المخطط.
2. قم بتضمين وتخصيص جدول المحتويات
إذا كنت تريد شيئًا ما ضمن المحتوى الذي يمكن للقراء استخدامه للتنقل في المستند، فيمكنك إدراج جدول محتويات في محرر مستندات Google. كانت هذه الميزة أساسية، لكن جوجل قامت بتحسينها بمرور الوقت لجعلها قابلة للتخصيص وجذابة.
أدخل جدول المحتويات
ل إنشاء جدول محتويات، قم بتنظيم قسم المستند الخاص بك بالعناوين. أدخل نصًا للعنوان، وحدده، ثم اختر مستوى العنوان من الأنماط القائمة المنسدلة في شريط الأدوات. تظهر هذه العناوين تلقائيًا في الجدول لك.
عندما تكون جاهزًا لإدراج الجدول، ضع المؤشر في المستند في المكان الذي تريده. ثم افتح إدراج القائمة، انتقل إلى جدول المحتويات، واختر نمطًا من نص عادي ومنقط ومرتبط.
اختر التصميم الذي تريد استخدامه، وسيظهر لك الجدول.
تخصيص جدول المحتويات
يمكنك ضبط كيفية ظهور جدول المحتويات وعمله في محرر مستندات Google، وهي ميزة رائعة.
لفتح أدوات التحرير، حدد الجدول لعرض شريط الأدوات الصغير. ثم استخدم ثلاث نقاط على شريط الأدوات للاختيار المزيد من الخيارات.
عند فتح الشريط الجانبي، سترى قسمين للتنسيق ومستويات العناوين.
- التنسيق: اختر نمطًا مختلفًا للجدول، وقم بإظهار أرقام الصفحات أو إخفائها، واستخدم بشكل اختياري بادئة علامة التبويب مثل النقاط أو الشرطات أو الخطوط.
- مستويات العناوين: اختر العناوين التي تريد عرضها في الجدول وقم بضبط المسافات البادئة بشكل اختياري.
يجب أن تشاهد تحديث تعديلاتك في الوقت الفعلي.
3. العمل بكفاءة مع العناوين القابلة للطي
أضافت Google ميزة مفيدة للغاية إلى المستندات في أوائل عام 2023 والتي تتيح لك العمل مع المستندات الطويلة بشكل أسهل قليلاً. يمكنك طي العناوين وتوسيعها. يعد هذا أمرًا رائعًا للتركيز على أقسام المستند التي تستخدمها أثناء طي الأجزاء التي لا تستخدمها.
حتى كتابة هذه السطور، تعمل العناوين القابلة للطي فقط عند استخدام التخطيط “بلا صفحات”. من غير الواضح ما إذا كانت الميزة ستنتقل في النهاية إلى تخطيط الصفحات.
لاستخدام التخطيط “بلا صفحات” في مستند جديد أو موجود، انتقل إلى ملف وحدد اعداد الصفحة. ثم اختر بلا صفحات في الأعلى و نعم في الأسفل.
من المفترض أن تشاهد الأسهم الموجودة على يسار العناوين في المستند. ببساطة استخدم تلك السهام أو انقر بزر الماوس الأيمن لطي العناوين وتوسيعها.
4. تتبع المعلومات بسهولة باستخدام اللبنات الأساسية
توفر لك Building Blocks في Google Docs طرقًا سريعة ومريحة لعرض المعلومات باستخدام الجداول والإدخالات النصية والقوائم المنسدلة. ما عليك سوى إدخال إحدى هذه الكتل المعبأة مسبقًا وإدخال التفاصيل الخاصة بك في مكان واحد.
يمكنك حاليًا الاختيار من بين أربع مجموعات معدة مسبقًا، بما في ذلك خريطة طريق المنتج، ومتتبع المراجعة، وأصول المشروع، ومتتبع محتوى الإطلاق. يمكنك استخدام Building Block كما هي أو تخصيصها لتناسب احتياجاتك.
لإدراج كتلة إنشاء، حدد موقعًا في المستند وانتقل إلى إدراج > اللبنات. اختر النوع الذي تريد استخدامه من القائمة المنبثقة.
ستشاهد القالب يظهر في مستندك، وهو جاهز للاستخدام. إذا كنت تريد تغيير العناوين لتتناسب مع المحتوى الخاص بك، فيمكنك تحريرها مثل أي نص آخر.
5. إنشاء وإعادة استخدام الكتل المخصصة
اذا كان لديك حساب Google للعمل أو المدرسة المدعوم، يمكنك إعداد Building Blocks مخصصة في المستندات. يتيح لك ذلك إنشاء كتلة وحفظها وإعادة استخدامها. يتم حفظ الكتلة في Google Drive كنوع ملف في محرر مستندات Google، حتى تتمكن من استخدامها في المستندات الجديدة في المستقبل أيضًا.
- اذهب إلى إدراج > اللبنات واختيار كتلة بناء مخصصة في القائمة المنبثقة.
- عندما تظهر الرسالة المنبثقة في المستند، اختر كتلة بناء مخصصة جديدة.
- حدد المحتوى الذي تريد استخدامه ككتلة مخصصة واختر يحفظ في الشريط الأزرق في الأعلى.
- أدخل اسم الكتلة الخاصة بك، بالإضافة إلى الوصف اختياريًا. ثم حدد يخلق. ستتلقى تأكيدًا بأنه تم حفظ الكتلة الخاصة بك.
لاستخدام الكتلة الجديدة، اكتب الرمز @ (At) متبوعًا باسم الكتلة واخترها من القائمة التي تظهر.
6. أدخل مقتطفات البرمجة مع كتل التعليمات البرمجية
إذا كان مستندك يحتوي على تعليمات برمجية برمجية مثل Java أو JavaScript أو Python، فيمكنك الاستفادة من التعليمات البرمجية Building Block. هذا يسمح لك قم ببناء التعليمات البرمجية الخاصة بك بدقة في المستند الخاص بك.
اذهب إلى إدراج > اللبنات، الانتقال إلى كتلة التعليمات البرمجية واختر اللغة في القائمة المنبثقة.
عندما تظهر الكتلة الخاصة بك، ما عليك سوى إدخال المقتطف الخاص بك. إذا كنت تريد تغيير لغة البرمجة، استخدم المربع المنسدل الموجود أعلى اليسار. لتحديث الألوان، استخدم ينعش أيقونة في أعلى اليمين.
7. التعاون في رسائل البريد الإلكتروني ودعوات التقويم وملاحظات الاجتماع
هناك أداة رائعة أخرى لتنظيم العناصر في محرر مستندات Google وهي كتلة القالب المضمنة. تعتبر هذه مفيدة بشكل خاص إذا كنتم تعملون معًا بشكل تعاوني على رسائل البريد الإلكتروني ودعوات التقويم وملاحظات الاجتماع.
بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني، يمكنك ملء المستلمين والموضوع والرسالة. ثم حدد بريد جوجل رمز لإنشاء المسودة مباشرة في Gmail.
بالنسبة لدعوات التقويم، أدخل العنوان والمدعوين وأوقات البدء والانتهاء والموقع والوصف. استخدم ال تقويم رمز لفتح الحدث في تقويم Google.
بالنسبة لملاحظات الاجتماع، اختر حدثًا من القائمة المنسدلة، وستتلقى قالبًا يحتوي على العنوان والتاريخ والحاضرين مع رموز نقطية للملاحظات ومربعات اختيار لعناصر العمل. استخدم ال بريد إلكتروني رمز لإنشاء مسودة تتضمن ملاحظات الاجتماع في Gmail.
صورة مفقودة
لاستخدام أحد هذه القوالب، انتقل إلى إدراج > اللبنات واختر خيارًا من القائمة المنبثقة.
8. أدخل التفاصيل باستخدام القائمة المنسدلة
باستخدام العناصر الأساسية المذكورة أعلاه لتتبع المعلومات، يمكنك الاستفادة من القوائم المنسدلة المعدة مسبقًا لمحرر مستندات Google. ومع ذلك، يمكنك إنشاء قائمة منسدلة خاصة بك تمامًا كما هو الحال في جداول بيانات Google. يعد هذا مفيدًا لك أو لقرائك أو المتعاونين معك لإدخال التفاصيل التي تحتاجها بسهولة.
ضع المؤشر في المكان الذي تريد القائمة فيه، ثم افتح إدراج القائمة، واختر اسقاط.
لاستخدام القائمة المنسدلة المعدة مسبقًا، اختر واحدة من القسم السفلي.
لإنشاء الخاصة بك، اختر القائمة المنسدلة الجديدة. ثم أدخل الاسم وقائمة الخيارات. يمكنك اختيار لون بجوار كل عنصر في القائمة، وإضافة المزيد من العناصر، وإعادة ترتيب الترتيب باستخدام السحب والإفلات. عند الانتهاء، حدد يحفظ.
سترى بعد ذلك القائمة المنسدلة الجديدة، والتي يمكنك إعادة استخدامها بشكل متكرر. ما عليك سوى اختياره من إدراج > اسقاط قائمة طعام.
لإجراء تغييرات لاحقًا، افتح القائمة المنسدلة واختر إضافة / تحرير الخيارات.
9. أدخل المعلومات باستخدام الرقائق الذكية
لإدراج جهات الاتصال والأحداث والملفات والمواقع والتواريخ وعرضها بوضوح، يمكنك إدراج الشرائح الذكية في مستنداتك. تظل هذه الأدوات الأنيقة مكثفة ولكنها تتوسع لإظهار التفاصيل وتسمح لك بتنفيذ الإجراءات بنقرة واحدة.
يمكنك إدراج شريحة ذكية عن طريق كتابة الرمز @ متبوعًا باسم العنصر أو عن طريق الانتقال إلى إدراج > رقائق ذكية واختيار واحد من القائمة المنبثقة.
بمجرد إدخال الشريحة، قم بتمرير مؤشر الماوس فوقها أو حددها لعرض المعاينة. تحتوي كل شريحة على تفاصيل وإجراءات مختلفة حسب نوع الشريحة. على سبيل المثال، باستخدام شريحة الملفات الذكية، يمكنك معاينة الملف أو نسخ رابط إليه أو فتحه.
اذا كان لديك حساب Google Workspace المدعوم، لديك إمكانية الوصول إلى شرائح ذكية إضافية، بما في ذلك ساعة توقيت، ومؤقت، ومتغيرات قابلة لإعادة الاستخدام.
استفد من هذه الرقائق الذكية لتضمين المعلومات التي تحتاجها مع الحفاظ على المحتوى الخاص بك قصيرًا ولطيفًا.
10. أدخل المعادلات بسهولة
واحد آخر جيد الأداة التي يقدمها محرّر مستندات Google هو للمعادلات. سواء كنت طالبًا أو أستاذًا، يمكنك التوقف عن البحث عن الرموز الصحيحة ثم تنسيقها لتناسب مستندك. فقط استخدم محرر المعادلات.
لفتح المحرر، اذهب إلى منظر > إظهار شريط أدوات المعادلة. يمكنك أيضًا الاختيار إدراج > معادلة. سيظهر شريط أدوات التحرير أعلى المستند.
استخدم المربعات المنسدلة الموجودة في شريط الأدوات لإضافة رموزك. يمكنك استخدام الحروف اليونانية، وعوامل الرياضيات، ورموز العلاقات، والأسهم.
سترى بعد ذلك معادلتك تظهر في مربع نص جميل وأنيق داخل المستند.
بدءًا من الملخص إلى جدول التتبع إلى القائمة المنسدلة إلى الشريحة التفصيلية، يمكنك تنظيم مستندات Google الخاصة بك بعدة طرق لتلبية احتياجاتك. أي من هذه الميزات ستصبح المفضلة لديك بسرعة؟
للحصول على البرامج التعليمية ذات الصلة بتطبيقات Google الأخرى، اطلع على كيفية القيام بذلك قم بتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية لملفاتك في Google Drive.
